Il cliente
Società estera con un’opportunità commerciale in Spagna a scadenza ravvicinata: contratti da firmare a nome di una società spagnola entro poche settimane. Denominazione, oggetto sociale e struttura societaria erano già definiti dal cliente. Il problema non era decidere cosa costituire, ma quando: la sola preparazione dei documenti societari nel Paese di origine, certificati, apostille, traduzioni giurate, procura, avrebbe richiesto diverse settimane prima ancora di poter fissare l’atto costitutivo.
La sfida: evitare che i tempi si sommassero invece di sovrapporsi
Nel percorso ordinario le fasi sono sequenziali: prima i documenti esteri, poi il NIF del socio, poi l’atto costitutivo, infine l’iscrizione al Registro Mercantil. Ogni fase attende il completamento della precedente, e i tempi si sommano l’uno all’altro.
L’iscrizione al Registro Mercantil richiede di norma circa tre settimane: un tempo tecnico incomprimibile, che nel percorso ordinario inizia a decorrere solo alla fine della catena, dopo che tutti i documenti esteri sono pronti.
Il cliente non poteva permettersi di sommare le settimane di preparazione documentale estera alle tre settimane di iscrizione: l’opportunità commerciale sarebbe sfumata prima che la società fosse pronta a firmare.
La soluzione di Lawants
Abbiamo invertito la sequenza, trasformando le fasi da successive a parallele.
- Costituzione immediata della società tramite la nostra struttura, ma interamente su misura del cliente: la sua denominazione, il suo oggetto sociale, il suo statuto. Non una società a catalogo, ma la società del cliente, semplicemente costituita da noi in attesa del trasferimento.
- Presentazione immediata della pratica al Registro Mercantil, così che le tre settimane di iscrizione iniziassero a decorrere dal primo giorno anziché dopo la preparazione documentale estera.
- Nello stesso arco di tre settimane, il cliente ha preparato nel proprio Paese i documenti necessari alla cessione, seguendo le nostre istruzioni puntuali su cosa richiedere e in quale formato.
- A iscrizione completata, cessione delle partecipazioni al cliente: la società risultava già iscritta, operativa e con la denominazione, l’oggetto sociale e lo statuto voluti fin dall’inizio.
Esclusi dall’incarico: la negoziazione e la redazione dei contratti commerciali che il cliente avrebbe firmato a nome della società, di competenza del cliente stesso.
Risultati
- Società pienamente operativa in circa tre settimane, contro i due o tre mesi tipici del percorso sequenziale.
- Tempo di preparazione documentale estera interamente assorbito dal tempo tecnico del Registro Mercantil: zero settimane aggiunte al percorso.
- Denominazione, oggetto sociale e statuto esattamente come definiti dal cliente fin dall’atto di costituzione.
- Contratti commerciali firmati nei termini previsti.
Valore per il cliente
Il vincolo del caso non era documentale, era di sequenza: le stesse attività, nello stesso ordine, avrebbero richiesto il doppio o il triplo del tempo. Il tempo tecnico del Registro Mercantil, normalmente subito come ultimo passaggio della catena, è stato invece usato come finestra entro cui far avanzare in parallelo la preparazione documentale del cliente.
Oggi seguiamo la società in via continuativa: contabilità, IVA, fiscalità e adempimenti societari, con un unico interlocutore per la parte legale, fiscale e contabile.
Conclusione: quando il tempo tecnico del Registro conta più della pratica in sé
Il caso è rappresentativo di una casistica ricorrente per società estere con una scadenza commerciale fissa: contratti da firmare, gare da aggiudicarsi, stagioni commerciali da rispettare, situazioni in cui il vincolo reale non è ottenere un documento ma sincronizzare fasi che, nel percorso ordinario, avanzano una alla volta.
Lawants vanta esperienza consolidata nella costituzione societaria per operazioni a scadenza ravvicinata, nella gestione parallela di documentazione estera e adempimenti registrali spagnoli, e nell’assistenza continuativa in ambito societario, fiscale e contabile per società estere che operano in Spagna.
