Registre UBO Espagne: Le Registre Espagnol des Bénéficiaires Effectifs en Espagne

L’Espagne approuve le Registre des Bénéficiaires Effectifs (UBO) par Décret Royal

Pour naviguer dans les complexités de la conformité d’entreprise, les entreprises internationales ayant des intérêts commerciaux en Espagne doivent désormais se familiariser avec le nouveau registre UBO d’Espagne. Ce registre public central, conçu pour contenir des informations sur les bénéficiaires effectifs des entités espagnoles, représente une étape significative dans l’engagement de l’Espagne à améliorer la transparence des opérations commerciales. Dans cet article, nous explorerons les subtilités du registre UBO d’Espagne, en éclaircissant son objectif, en détaillant le processus d’enregistrement et en décrivant les implications pour les entités soumises à son mandat.

Qu’est-ce que le Registre UBO en Espagne ?

Le Registre des bénéficiaires ffectifs (UBO) en Espagne (Registro de Titularidades Reales) est un instrument essentiel dans la lutte du pays contre la criminalité financière, spécifiquement conçu pour contrer le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.  

Établi en vertu du Décret Royal 609/2023, le Registre UBO sert de base de données électronique, centralisée et unique sur l’ensemble du territoire espagnol. Géré par le Ministère de la Justice et supervisé par la Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Foi Publique, son objectif est de collecter et de divulguer des informations sur les personnes qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort des entités juridiques espagnoles et des structures sans personnalité juridique. 

Selon le décret, divers registres tels que ceux des fondations, associations, coopératives et entités commerciales sont tenus de transmettre les données existantes sur la propriété effective au Registre UBO. Ce processus vise à assurer que toutes les informations pertinentes soient mises à jour quotidiennement après la période de transmission initiale. Les entités qui ne sont pas enregistrées dans ces registres ou celles qui ne déclarent pas leur UBO par d’autres moyens doivent déclarer directement au Registre UBO dans les deux mois suivant l’entrée en vigueur du décret. 

Le terme bénéficiaire  effectif  désigne la personne physique qui possède ou contrôle plus de 25% des actions ou des droits de vote d’une entreprise, ou qui exerce un contrôle sur une entité par d’autres moyens. Cette définition est conforme à la Quatrième Directive de l’UE contre le blanchiment d’argent (AMLD 4), qui oblige les États membres à maintenir des registres UBO pour améliorer la transparence et prévenir les crimes financiers. 

Pour les sociétés commerciales, tout changement dans la propriété effective doit être signalé au Registre du Commerce dans les dix jours suivant la prise de connaissance. Les informations de ce registre seront accessibles aux autorités, aux entités soumises aux réglementations anti-blanchiment et à celles ayant un intérêt légitime prouvé, conformément à une récente décision de la Cour de Justice de l’UE. 

Le Registre Central Espagnol des UBO non seulement agrège les informations sur la propriété effective provenant de diverses sources, mais facilite également l’interconnexion avec d’autres registres européens. Cette approche centralisée vise à simplifier l’accès aux données de propriété effective pour les parties concernées tout en respectant les normes légales établies par les directives nationales et de l’UE. Avec sa mise en œuvre le 19 septembre 2023, l’Espagne fait un pas significatif vers la création d’un environnement commercial plus transparent et sécurisé. 

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Quelles entités doivent enregistrer leur propriété bénéficiaire ultime dans le Registre UBO espagnol ?

En Espagne, un large éventail d’entités est obligé de s’enregistrer leur propriété bénéficiaire ultime dans le registre UBO. Cela inclut toutes les entités juridiques constituées en Espagne et les entités ou structures sans personnalité juridique qui répondent à des critères spécifiques liés à leur gestion, leurs activités ou leurs intentions de faire des affaires sur le territoire espagnol.

Les critères pour identifier un bénéficiaire effectif (UBO) tournent autour de la propriété et du contrôle. Un UBO est généralement défini comme une personne physique qui, directement ou indirectement, détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote de l’entreprise, ou qui a le contrôle de l’entreprise par d’autres moyens. Par exemple, dans une structure d’entreprise, si un individu détient 30 % des actions d’une entreprise, il serait considéré comme un UBO et ses détails devraient être enregistrés dans le registre.

Plus précisément, les entités suivantes sont tenues de divulguer les informations sur les UBO :

1. Toutes les entités juridiques de nationalité espagnole.
2. Les entités ou structures sans personnalité juridique ayant leur siège de gestion effective ou leur activité principale en Espagne, ou celles gérées par des personnes physiques ou morales résidentes ou établies en Espagne.
3. Les entités ou structures sans personnalité juridique non gérées depuis l’Espagne ou un autre État de l’UE, ayant l’intention d’établir des relations commerciales, d’effectuer des transactions occasionnelles, ou d’acquérir des biens immobiliers en Espagne.

Pour les personnes morales ayant une propriété directe ou indirecte d’actions ou de droits de vote, le pourcentage de participation doit être spécifié ainsi que toute entité intermédiaire dans la chaîne de contrôle.

Des exceptions s’appliquent aux entreprises cotées sur un marché réglementé de l’UE ou dans des pays tiers équivalents et à leurs filiales majoritairement détenues qui sont soumises à des exigences de transparence concernant leur propriété bénéficiaire.

Les sociétés commerciales doivent signaler tout changement de propriété bénéficiaire au Registre du Commerce dans les dix jours suivant la prise de connaissance. Les entités non enregistrées ailleurs doivent déclarer leurs UBO directement au registre central dans les deux mois suivant l’entrée en vigueur du décret et chaque année en janvier par la suite.

Ce processus d’enregistrement fait partie de l’adhésion de l’Espagne aux normes internationales visant à prévenir les crimes financiers en assurant la transparence de la propriété et du contrôle des entités corporatives.

Informations Contenues dans le Registre UBO en Espagne

Pour chaque UBO, le registre enregistre un ensemble complet de données qui inclut : 

• Prénom
• Nom de famille
• Date de naissance
• Type et numéro de document d’identification
• Pays d’émission pour les documents d’identification non émis en Espagne
• Pays de résidence
• Nationalité
• Critères les qualifiant comme propriétaire effectif
• Une adresse e-mail valide à des fins de notification

En ce qui concerne les trusts et structures juridiques similaires, le registre exige des informations supplémentaires. Les trustee doivent déclarer des détails sur le constituant, le trustee, le protecteur (le cas échéant), les bénéficiaires ou la catégorie de bénéficiaires, et toute autre personne qui a finalement le contrôle sur le trust . Les informations minimales requises pour ces personnes reflètent celles des UBO: nom, mois de naissance, nationalité, pays de résidence, et la nature et l’ampleur de l’intérêt bénéficiaire qu’elles détiennent. 

En termes d’exigences de déclaration, les entités soumises aux articles 4 bis et 4 ter de la Loi espagnole sur la Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LBC/FT) doivent soumettre une déclaration initiale par voie électronique au Registre central espagnol des UBO dans les deux mois suivant l’entrée en vigueur du RD 304/2014 si les données du registre existant sont incomplètes. Les trusts et structures analogues ont également une obligation similaire pour la déclaration initiale. 

Les données doivent être fournies par voie électronique par les organes de gestion de l’entité juridique soit au Registre central des bénéficiaires effectifs, soit à un autre registre compétent avec une procédure de déclaration réglementée. Cela s’étend aux documents publics notariés conformément à l’article 4 du RD 609/2023 et aux articles 4 bis et 4 ter de la Loi espagnole LBC/FT.

Registre UBO en Espagne: processus et conditions d’enregistrement

Le processus d’enregistrement d’un Bénéficiaire Effectif (UBO) en Espagne est systématique, visant à maintenir l’intégrité des transactions financières et à prévenir l’utilisation abusive des structures d’entreprise à des fins illicites. Le processus d’enregistrement, ancré dans l’Ordonnance Ministérielle 319/2018 du Ministère de la Justice espagnol, exige que les entreprises espagnoles non cotées divulguent leurs UBO au Registre des Sociétés et maintiennent des dossiers à jour.

Les entreprises doivent identifier leurs UBO annuellement en déposant un formulaire au Registre du Commerce avec leurs comptes annuels. Pour les entreprises existantes, cela est devenu obligatoire après le 21 mars 2018, tandis que les nouvelles entreprises doivent se conformer lors de la soumission de leurs premiers comptes annuels. Le formulaire doit être déposé à nouveau uniquement s’il y a eu des changements dans les informations UBO précédemment rapportées. Un UBO est défini comme toute personne détenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital social de l’entreprise. 

Dans les cas où il y a un UBO indirect, les entreprises sont tenues de divulguer la chaîne de contrôle qui mène à l’entité espagnole. Si aucun UBO direct ou indirect n’existe, les membres de l’organe de gestion de l’entreprise doivent être identifiés sur le formulaire. Cette condition vise à améliorer la transparence dans les structures de propriété complexes et à garantir que les entités soient tenues responsables.

Pour prévenir les divergences ou les informations contradictoires, diverses mesures ont été introduites. Les entités obligées en vertu des réglementations anti-blanchiment et les autorités demandant des informations sur la propriété bénéficiaire doivent signaler toute divergence observée entre leurs données et celles contenues dans le Registre UBO. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions sévères, y compris la fermeture du registre comme stipulé par l’Article 378 du Règlement du Registre du Commerce.

Lors de la mise en œuvre,  le Registre central des bénéficiaires effectifs (CRBO) effectuera un transfert initial de données à partir des registres compétents dans un délai de neuf mois. Cela sera suivi de mises à jour quotidiennes pour garantir que les informations restent actuelles et précises. En cas de divergences, la priorité sera donnée aux données les plus récentes ou fiables.

Les entités sont responsables de vérifier que les informations soumises sont adéquates et actuelles. Si ce n’est pas le cas, elles doivent déposer une déclaration complémentaire. Des exigences spécifiques s’appliquent à différentes entités :

Les trusts et structures similaires sans personnalité juridique doivent soumettre leur déclaration initiale.

• Les fondations, associations et autres personnes morales non enregistrées auparavant doivent déclarer la propriété bénéficiaire dans un délai d’un mois après leur incorporation ou dès qu’elles deviennent obligées d’identifier les propriétaires bénéficiaires.
• Toutes les entités doivent soumettre une déclaration annuelle en janvier, indépendamment des changements dans la propriété bénéficiaire.
• Pour les sociétés commerciales, le formulaire de déclaration utilisé avec les comptes annuels sera mis à jour pour répondre aux nouvelles exigences réglementaires.
• Les sociétés de gestion de fonds d’investissement sont tenues de déclarer les propriétaires bénéficiaires des fonds qu’elles gèrent.

Les demandes d’accès aux informations du CRBO ont été ouvertes pour les médias et ONG, y compris l’enregistrement, la modification ou la suppression des données du trust; les oppositions au traitement des données ; les demandes d’exclusion ; et les recours contre les refus de fournir des informations. Pendant la période de transition de neuf mois, des procédures supplémentaires seront disponibles pour garantir la conformité à ce cadre réglementaire essentiel.

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Combien de temps les données sont-elles conservées dans le registre UBO ?

La conservation des données dans le registre UBO espagnol est soumise à des directives strictes qui équilibrent le besoin de transparence avec les considérations de confidentialité. Les informations sur les propriétaires effectifs sont maintenues dans le registre UBO pour la durée de leur mandat en tant que propriétaires effectifs. Une fois qu’un individu cesse de détenir ce statut, ses informations sont conservées pendant une période supplémentaire de dix ans.

Cette période de conservation prolongée est cruciale pour les enquêtes en cours et les analyses rétrospectives dans la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Elle garantit que les données historiques peuvent être consultées par des entités autorisées longtemps après que la propriété effective a changé, fournissant une piste qui pourrait être essentielle pour les procédures légales et de conformité.

Comment accéder au Registre UBO espagnol

Le Registre UBO espagnol, tout en favorisant la transparence de la propriété des entreprises, respecte des protocoles stricts pour protéger les informations personnelles sensibles, trouvant un équilibre entre l’intérêt public et la vie privée individuelle. L’accès au registre n’est pas entièrement ouvert et est conditionné par la démonstration d’un intérêt légitime par le demandeur.

Les autorités ayant compétence en matière de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme, ainsi que leurs infractions associées dans tout pays de l’UE, bénéficient d’un accès libre et illimité. Cela inclut les notaires, les greffiers, leurs organes de prévention, et les entités nationales et européennes gérant les fonds européens. Leur accès est essentiel pour remplir leurs fonctions de régulation et de surveillance.

Pour ceux soumis à la Loi 10/2010, tels que les institutions financières et autres entités obligées par les lois anti-blanchiment, l’accès est accordé moyennant le paiement d’une redevance et la fourniture d’un intérêt légitime. Leur intérêt est présumé légitime s’ils articulent l’objectif de leur demande en accord avec les objectifs du Registre central des bénéficiaires. Cela garantit qu’ils peuvent se conformer aux obligations de diligence en obtenant des certifications ou des extraits du registre.

D’autres individus ou entités doivent également démontrer un intérêt légitime, qui est facilement présumé pour les médias ou les organisations de la société civile engagées dans la prévention et la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. De plus, si une entité ou une personne physique inscrite comme bénéficiaire effectif dans le Registre demande l’accès, leur intérêt légitime est également présumé. 

L’accès aux informations du Registre  nécessite un processus de demande électronique avec identification authentifiée du demandeur. Dans les cas où l’accès pourrait entraîner un risque disproportionné pour le bénéficiaire effectif, l’accès peut être légitimement refusé. 

De plus, il existe des dispositions pour restreindre l’accès lorsqu’il peut exposer un bénéficiaire effectif à des risques tels que la fraude, l’enlèvement, l’extorsion, le harcèlement, la violence ou l’intimidation, ou d’autres menaces graves. Cette mesure de protection s’étend aux mineurs et aux personnes ayant une capacité limitée ou celles sous mesures de protection spéciale. Les demandes de limitation d’accès doivent être adressées à la personne responsable du Registre UBO avant toute exposition potentielle.

Non-conformité à l’obligation d’informer le Registre UBO

Les entités qui négligent le devoir de déclarer leur propriété bénéficiaire ultime au Registre Central UBO espagnol font face à de graves répercussions. L’article 378 du Règlement du Registre du Commerce stipule que la non-conformité, que ce soit par l’absence d’identification sur le formulaire de déclaration du bénéficiaire effectif ou par l’omission de la preuve d’identification lors du dépôt des comptes annuels, entraînera la fermeture de la feuille d’enregistrement au sein du Registre du Commerce. Cette fermeture administrative limite effectivement la capacité de l’entité à enregistrer des documents et à mener certaines opérations commerciales légales.

De plus, cet échec constitue une infraction administrative, entraînant des sanctions qui ne sont pas encore entièrement détaillées. Le Ministère de la Justice détient l’autorité pour définir la gravité de chaque infraction, prescrire les sanctions potentielles et décrire le processus punitif. Le ministère a également la compétence pour exercer ce pouvoir de sanction.

Le récent Décret Royal 5/2023, modifiant la loi espagnole sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (AML/CFT), réitère que tout manquement à l’obligation d’identifier et de déclarer au Registre Central UBO espagnol, ainsi que d’autres mandats énoncés dans le RD 609/2023, entraînera une infraction administrative. Cela sert de signal clair de l’approche stricte de l’Espagne pour assurer la conformité aux réglementations AML/CFT.

Aspects controversés du registre UBO en Espagne

La mise en œuvre du registre UBO en Espagne n’a pas été sans ses défis et controverses. L’une des principales préoccupations concerne l’exactitude et l’exhaustivité des données. Les entreprises et les autorités rencontrent des difficultés pour garantir que les informations enregistrées sont à jour et reflètent la véritable propriété effective. La nature dynamique des participations commerciales signifie que maintenir un registre à jour nécessite une vigilance constante et un signalement rapide des changements.

De plus, des critiques ont été formulées concernant la dépendance aux données du registre. Bien que la création d’un registre centralisé ait été conçue pour offrir une sécurité juridique aux parties obligées en vertu de la Loi 10/2010 pour identifier les bénéficiaires effectifs, la réglementation exige que ces parties ne puissent pas se fier uniquement aux informations du Registre central des bénéficiaires effectifs. Au lieu de cela, elles doivent effectuer des vérifications supplémentaires de diligence, ce qui peut ajouter des couches de complexité et de charge administrative.

Un autre point controversé est l’imposition de frais pour l’accès au registre. Étant donné que les parties obligées sont légalement tenues de consulter le registre, certains soutiennent que facturer l’accès va à l’encontre du principe de faciliter la conformité aux obligations de lutte contre le blanchiment d’argent. Cette exigence a soulevé des questions sur le fait de savoir si elle crée une barrière inutile pour les entités déjà mandatées par la loi pour rechercher ces informations.

L’Espagne travaille activement à relever ces défis en affinant les processus et en prenant en compte les retours des entreprises et des experts juridiques. S’assurer que le registre UBO remplit son objectif sans imposer de charges excessives reste un exercice d’équilibre pour les autorités espagnoles alors qu’elles naviguent dans les complexités de la prévention des crimes financiers.

Conclusion

Alors que l’Union européenne continue d’évoluer dans son cadre réglementaire, le registre UBO en Espagne est prêt à subir d’autres modifications pour améliorer son efficacité dans la promotion de la transparence et la lutte contre les crimes financiers. L’Espagne, dans son engagement envers ces efforts internationaux, est susceptible d’adapter et affiner le registre UBO conformément aux nouvelles directives de l’UE et aux meilleures pratiques mondiales.

Le paysage de la réglementation financière n’est pas statique, et en tant que tel, nous pouvons anticiper que les autorités espagnoles exploreront des voies pour renforcer le système de registre UBO. Cela pourrait inclure des mesures pour améliorer la précision des données, rationaliser le processus de déclaration et réduire les obstacles administratifs pour les entités obligées. De plus, une coopération transfrontalière accrue est à l’horizon, l’Espagne devant jouer un rôle clé dans la facilitation de l’échange d’informations sur la propriété effective entre les États membres de l’UE.

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