Identification directe pour la TVA en Espagne et le K-Bis

Une société française nous a contactés pour nous poser la question suivante en matière d’identification directe pour la TVA en Espagne et le K-Bis.

« Bonjour, j’aurais besoin de précisions concernant les démarches permettant d’obtenir un numéro de TVA en Espagne et les formalités impératives afférentes à la TVA (registres, liquidations, déclaration, etc.). En ce qui concerne les registres de la TVA, est-il possible de savoir si leur tenue est liée à un programme du ministère espagnol des Finances, ou s’ils peuvent être également tenus dans des fichiers Excel selon des formats conformes à ceux des ministères (voir la réglementation française) ».

À quoi nous avons répondu dans les termes suivants :

« Tout d’abord, il convient de connaître l’exploitation de la société en Espagne et les raisons pour lesquelles vous souhaitez vous immatriculer à la TVA. Selon le cas, la TVA sera une simple identification fiscale (la société française ne sera donc pas considérée comme un établissement stable), une branche (dans ce cas, la société sera un établissement stable tant pour les besoins de la TVA que pour l’impôt sur les sociétés), ou il pourrait également s’agir simplement d’un établissement stable au regard de la TVA. Toutefois, lorsque le bureau des impôts établit un « statut fiscal » pour une société étrangère, celle-ci est tenue de désigner son représentant légal qui doit, donc, demander un numéro d’identification fiscale espagnole (NIE). Ledit numéro n’a aucune incidence de nature fiscale pour le représentant légal de la société, mais il est obligatoire.

Comme procédure « standard », et pour avoir une idée de la documentation nécessaire permettant d’obtenir un numéro de TVA en Espagne, il est impératif de posséder un extrait de K-Bis de la société authentifié par un notaire français et officialisé par apposition de l’Apostille de La Haye. Un traducteur espagnol devra ensuite en faire une traduction assermentée. Si le représentant légal de la société ne souhaite pas/peut pas venir à Barcelone pour demander l’immatriculation à la TVA, il sera possible d’émettre une procuration authentifiée par un notaire français en notre faveur. Auquel cas, nous serons en mesure d’obtenir immédiatement le numéro de TVA dès que nous aurons reçu tous les documents.

Précisons, enfin, qu’il N’existe PAS de format spécifique pour la tenue des registres de la TVA et que, par conséquent, le client français peut les tenir en utilisant ses logiciels informatiques et de gestion en France (un simple fichier Excel suffit) ».   CONSIDÉRATIONS : Il existe différentes manières de travailler à l’étranger, et chacune répond à des besoins et des exigences spécifiques de la société qui doit impérativement contacter un professionnel avant de prendre des décisions d’elle-même qui pourraient s’avérer erronées. Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin de nos services à cet effet.