COSA SONO E QUANTO COSTANO REALMENTE ALL’IMPRENDITORE IN SPAGNA I RIMBORSI DELLE SPESE DI TRASFERTA DEI PROPRI DIPENDENTI?

Con il presente articolo vogliamo spiegare all’imprenditore con dipendenti in Spagna i seguenti concetti:

1. l’ammontare massimo e l’ammontare minimo degli importi da corrispondere nelle buste paga in Spagna a titolo di “dieta” (N.B.: per dieta si intende ogni importo corrisposto a titolo di rimborso spese sostenute in occasione di trasferte o viaggi di lavoro dai propri dipendenti);
2. come vengono trattati in termini di Previdenza Sociale gli importi corrisposti nelle buste paga a titolo di “dieta”;
3. come vengono trattati in termini fiscali gli importi corrisposti nelle buste paga a titolo di “dieta”.   

1) Gli importi minimi previsti per il rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per trasferte e viaggi di lavoro. 

In tutti i casi in cui vi sia la necessità che un dipendente svolga la propria attività al di fuori del solito centro di lavoro, sorge per quest’ultimo il diritto a percepire il rimborso delle spese sostenute per tali trasferta o spostamenti.

Molto spesso le condizioni economiche delle trasferte e degli spostamenti dei dipendenti si ritrovano anche nei regolamenti interni dell’impresa ma, nei casi in cui tali condizioni non siano regolate internamente, occorre fare riferimento alla legge statale.

In base alla legge statale vigente, infatti, gli importi minimi da riconoscere in busta paga a titolo di “dieta” al dipendente che abbia svolto la propria attività fuori del solito centro di lavoro sono i seguenti: 12,00 euro per il pranzo; 24,00 euro per il pranzo e la cena; 100,00 euro per il pernottamento. Dette somme devono essere corrisposte nel momento in cui ha inizio la trasferta, e non successivamente. Fino a questi importi “minimi” non saranno applicabili né ritenute né imposte a carico dell’imprenditore.

Qualsiasi altra somma che ecceda i suddetti importi minimi e che l’imprenditore desideri riconoscere al dipendente per spostamenti e/o trasferte, sarà invece oggetto di ritenute e imposte (per la parte eccedente).

2) Il trattamento Previdenziale degli importi corrisposti a titolo di “dieta”

La legge prevede che siano esclusi dai costi della Previdenza Sociale le seguenti spese:

1. Le spese di viaggio giustificate e documentate se il trasferimento è avvenuto con mezzi pubblici oppure con mezzi propri (e allora in questo caso è escluso dal costo della Previdenza Sociale l’importo calcolato moltiplicando 0,19 euro per i km effettuati).
2. In generale le spese giustificate e documentate che il dipendente abbia sostenuto in occasione di una trasferta per lavoro fuori dal comune di residenza e fuori dal comune del centro abituale di lavoro.

3) Il trattamento Fiscale degli importi corrisposti a titolo di “dieta”.

In accordo con quanto stabilito dall’art. 9.3 del Real Decreto n. 439/2007, con il quale è stato approvato il c.d. Regolamento IRPF, risultano esenti da imposte gli importi corrisposti a titolo di rimborso delle normali spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente per spostamenti o trasferte in comuni differenti dal luogo abituale di lavoro o dal comune di residenza. Ovviamente dovranno essere documentati i giorni e i luoghi oggetto della trasferta (ad esempio dovrà essere realizzato un foglio di viaggio) e non si possono superare determinati limiti:

1. Spese di viaggio: saranno sempre esenti da imposte le spese sostenute per l’utilizzo i mezzi di trasporto pubblici purché documentate con fattura o altro documento equivalente. Qualora il dipendente abbia utilizzato un mezzo privato, sarà esente da imposte la somma che risulti moltiplicando 0.19 euro per il numero di km percorsi. Ugualmente saranno esenti le spese documentate sostenute per il pagamento di pedaggi autostradali e di parcheggi.

Spese di vitto e alloggio: in base a quanto previsto dall’art. 9.A.3.a) numero 1º, saranno considerate spese normali per un viaggio di lavoro le somme di euro 53,34 euro al giorno per una trasferta all’interno del territorio spagnolo, oppure di euro 91,35 euro al giorno per una trasferta al di fuori del territorio spagnolo. Se il dipendente non ha dovuto pernottare fuori, il rimborso spese sarà esente fino all’importo di euro 26,67 o di euro 48,08 al giorno, a seconda che si tratti di spostamento all’interno del territorio spagnolo o meno.