La Apostilla de La Haya (o anche Aja) è un timbro apposto sui documenti per permettere di avere efficacia giuridica in un altro Paese. Immagina di firmare in Italia una procura notarile per l’acquisto di un immobile, o per costituire una società in Spagna. Come può il Notaio spagnolo essere sicuro che l’atto sia stato davvero firmato dinanzi a un Notaio italiano, e non dinanzi a uno sconosciuto? Risposta: con la apostilla de la Haya!
Una volta firmato il documento pubblico dinanzi a Notaio italiano, la Procura della Repubblica mette un timbro sul retro del documento proprio per certificare che lo stesso sia stato davvero firmato dinanzi a Notaio. Una volta convalidato, il documento con la Apostilla de la Haya potrà essere automaticamente utilizzato in tutti i Paesi firmatari della convenzione che si impegnano a dare piena efficacia e a riconoscere i documenti certificati all’interno del proprio ordinamento giuridico.
In altre parole: il Notaio spagnolo che riceve un documento straniero legittimato con la Apostilla de la Haya ha la certezza giuridica che quel documento sia stato davvero emesso rispettando tutte le formalità, ma soprattutto che sia stato firmato dinanzi a un vero Notaio nel Paese di origine.
La Convenzione dell’Aia fu firmata per la prima volta il 5 ottobre 1961. Da allora l’hanno ratificata altri Stati ed attualmente è in vigore per 115 Paesi di tutto il mondo. Si tratta di uno strumento estremamente utile, economico, rapido oltre che operativo. In mancanza di Apostilla de la Haya, come ad esempio gli Emirati Arabi, o la Tunisia, ogni documento per essere certificato deve passare per vari uffici tra cui Ministero competente, consolato e ambasciate con conseguente perdita di tempo e di denaro.
La competenza per certificare documenti in Italia dipende dal tipo di atto. È competente l’Ufficio della Prefettura per atti e documenti emessi dalla Agenzia delle Entrate, medici legali o per convalidare certificati camerali, mentre la competenza per apporre la Apostilla de La Hay su atti pubblici Notarile è esclusiva dell’Ufficio della Repubblica presso il Tribunale competente. La procura ha un elenco di tutti i Notai della circoscrizione, pertanto è in grado di certificare se un atto sia stato davvero firmato da un Notaio del proprio distretto, o no.
Ma come è la Apostilla de La Haya?
Di seguito un esempio di come appare la Apostilla de la Haya. Si tratta di un vero e proprio timbro apposto in genere sul retro del documento da legittimare, poi compilato a mano dalla procura o dalla Prefettura in base al documento da convalidare e la competenza.
