Il cliente
Imprenditrice del settore servizi digitali, residente in un altro Paese UE, intenzionata ad aprire una società in Spagna per servire clienti spagnoli con contratti locali. L’agenda professionale non era compatibile con i viaggi: la costituzione doveva avvenire interamente a distanza, firma dell’atto costitutivo inclusa.
La sfida: la convinzione di dover venire in Spagna almeno due volte
La convinzione iniziale della cliente, maturata su informazioni trovate online, era di dover venire in Spagna almeno due volte: una per il NIE, una per la firma dal notaio. Una procura generica redatta nel Paese di origine avrebbe rischiato di non coprire tutti gli atti richiesti dal notaio spagnolo, con l’esito tipico di una seconda procura, una seconda apostille e una seconda traduzione giurata a pratica già avviata. Senza presenza fisica in Spagna, anche l’operatività successiva alla costituzione, domicilio sociale, adempimenti iniziali, rapporti con l’amministrazione, andava risolta interamente a distanza, non solo l’atto notarile.
La soluzione di Lawants
Abbiamo impostato l’intero percorso perché nessun passaggio richiedesse la presenza fisica della cliente, dal NIE alla piena operatività della società.
- Ottenimento del NIE tramite rappresentanza, senza spostamenti della cliente.
- Procura internazionale redatta da noi nel formato richiesto dal notariato spagnolo, con istruzioni puntuali per la sottoscrizione nel Paese di residenza: un solo passaggio, nessun documento da rifare.
- Costituzione eseguita dai nostri professionisti in rappresentanza della socia, con domicilio sociale e adempimenti iniziali gestiti dalla nostra struttura.
- Prima videochiamata operativa solo a società già iscritta al Registro Mercantil.
Risultati
- Costituzione completata in circa una settimana dal ricevimento della documentazione completa, senza alcun viaggio in Spagna.
- Un solo strumento notarile estero, nessuna duplicazione di apostille e traduzioni.
- Domiciliazione e adempimenti iniziali coperti fin dal primo giorno di operatività.
- La cliente ha conosciuto di persona il nostro ufficio mesi dopo, a società già attiva.
Valore per il cliente
Il punto critico non era il NIE né la firma notarile singolarmente, ma il fatto che una procura pensata per un solo atto lascia scoperti gli altri: è lì che nasce la necessità di rifare tutto, con una seconda apostille e una seconda traduzione a pratica già avviata. Impostare fin dall’inizio una procura che copre l’intero percorso, non solo il primo passaggio, è ciò che rende possibile la distanza reale, non solo quella dichiarata.
Oggi gestiamo in via continuativa contabilità, IVA e fiscalità della società, oltre alla consulenza sui contratti con i clienti spagnoli.
Conclusione: costituzione a distanza per professionisti UE senza presenza in Spagna
Il caso riguarda una casistica sempre più frequente: professionisti e imprenditori UE che vogliono operare in Spagna senza trasferirsi, spesso convinti che la presenza fisica sia comunque necessaria in almeno un passaggio. Nella maggior parte dei casi non lo è, a condizione che l’intero percorso, dal NIE alla piena operatività, venga progettato come un unico processo a distanza fin dal primo momento.
Lawants vanta esperienza consolidata in costituzione societaria interamente a distanza, rappresentanza per l’ottenimento del NIE, procure internazionali conformi al notariato spagnolo e assistenza continuativa in ambito societario, fiscale e contrattuale per imprenditori UE che operano in Spagna senza una presenza fisica stabile.
