Il cliente
Gruppo tecnologico con sede in una giurisdizione extra UE, in fase di espansione sul mercato europeo. Il progetto richiedeva una S.L. spagnola interamente controllata dalla capogruppo, necessaria per assumere un country manager già individuato e per fatturare ai primi clienti spagnoli. Nessun rappresentante del gruppo poteva trasferirsi in Spagna per seguire la pratica.
La sfida: una lista documentale sovradimensionata da una precedente consulenza
Quando il socio unico di una S.L. spagnola è una persona giuridica extra UE, la costituzione si blocca sistematicamente su tre punti:
- Il primo è il NIF della capogruppo, da ottenere prima dell’atto costitutivo, con una documentazione societaria che raramente corrisponde ai formati attesi da notaio e Agencia Tributaria: è qui che le pratiche seguite da studi non specializzati si arenano per mesi.
- Il secondo è la legalizzazione dei documenti esteri: apostille e traduzioni giurate sono necessarie, ma non su tutti i documenti, e senza esperienza specifica si tende a legalizzare e tradurre più del dovuto, moltiplicando costi e settimane. Il gruppo, in questo caso, aveva già ricevuto da un altro consulente una lista documentale sovradimensionata, con richieste ridondanti che avrebbero allungato i tempi di circa due mesi.
- Il terzo punto è puramente logistico: nessun rappresentante del gruppo poteva o voleva spostarsi in Spagna per seguire la pratica di persona.
La soluzione di Lawants
Abbiamo iniziato correggendo la lista documentale ricevuta dal cliente, riducendola ai soli documenti effettivamente richiesti da notaio e Agencia Tributaria.
- Revisione della lista documentale: eliminazione delle legalizzazioni e traduzioni non necessarie, indicazione precisa dei soli documenti richiesti.
- Procura internazionale unica, redatta da noi e sottoscritta nel Paese di origine, valida sia per il NIF della capogruppo sia per tutti gli atti costitutivi.
- Ottenimento del NIF del socio persona giuridica e costituzione della S.L. senza che nessun rappresentante del gruppo mettesse piede in Spagna.
- Coordinamento con l’assunzione del country manager, con registrazione datoriale e primo contratto pronti alla data di costituzione.
Risultati
- Società costituita in circa una settimana dal ricevimento della documentazione completa.
- Nessun viaggio in Spagna richiesto ai rappresentanti del gruppo.
- Documentazione internazionale ridotta al minimo necessario: meno apostille, meno traduzioni, meno costi.
- Country manager assunto e operativo dal primo giorno.
Valore per il cliente
L’elemento decisivo non è stato accelerare una pratica già impostata correttamente, ma correggerne l’impostazione: la lista documentale ricevuta in precedenza non era eccesso di prudenza, era costruita senza distinguere cosa la normativa richiede davvero da cosa è prassi diffusa ma superflua. Quando questa distinzione manca, per i gruppi extra UE si traduce sistematicamente in mesi di ritardo.
Oggi seguiamo la filiale in via continuativa: contabilità, payroll, IVA, imposta sulle società e reporting verso la capogruppo, con un unico interlocutore.
Conclusione: la documentazione essenziale per soci extra UE senza presenza in Spagna
Il caso riflette una casistica ricorrente per gruppi extra UE che aprono una filiale spagnola a socio unico: la combinazione tra NIF della capogruppo, legalizzazione documentale e assenza di una presenza fisica in Spagna genera sistematicamente le stesse tre frizioni, indipendentemente dal settore del gruppo.
Lawants vanta esperienza consolidata in costituzione societaria per gruppi extra UE, ottenimento del NIF per soci persone giuridiche non residenti, gestione della legalizzazione documentale internazionale e assistenza continuativa in ambito societario, fiscale, contabile e giuslavoristico per filiali spagnole di gruppi stranieri.
